الهدف العام:
تنظيم العمل والإشراف على كل الأعمال المكتبية، والأنشطة الإدارية التي تسهل انسياب وسير عمل بالمكتب.
أولاً: مهام مكتب الوكيل:
- القيام بالأعمال الإدارية والمكتبية مثل السكرتارية والنسخ والاتصالات الإدارية الخاصة بالوكيل.
- استلام المراسلات الواردة إلى الوكيل وعرضها عليه وتنفيذ توجيهاته بشأنها.
- إعداد المراسلات الصادرة وفقاً لتوجيهات المدير ومتابعة إجراءات إرسالها.
- استقبال الاتصالات الهاتفية الواردة إلى الوكيل واتخاذ الإجراءات اللازمة بشأنها، وإحالة المكالمات المهمة وفقاً لطبيعة الاتصال وشخصية المتصل.
- تنظيم مواعيد الوكيل، والدعوة للاجتماعات والإعداد والترتيب لها، وتحديد الزيارات والمقابلات المهمة بالتشاور معه.
- إعداد الردود الكتابية على المخاطبات التي ترد إلى الوكيل حسب توجيهاته.
- إحالة المكاتبات والمخاطبات التي ترد للمدير إلى الإدارة المختصة، ومتابعة بعض الحالات التي يقتضي الأمر متابعتها.
- استقبال المراجعين والزوار والرد على استفساراتهم وتنظيم دخولهم على الوكيل.
- استلام المعاملات الواردة للمدير وترتيبها وعرضها عليه وتنفيذ تعليماته بشأنها.
- استلام وتسجيل البريد السري وتنفيذ توجيهات الوكيل بشأنه.
- إعداد ونسخ الخطابات للوكيل وتدقيقها ورفعها إليه للتوقيع، وإحالتها إلى المسؤول عن البريد الصادر لتسجيلها وإرسالها إلى الجهات الموجهة لها.
- إعداد ونسخ التقارير ومحاضر الاجتماعات للوكيل وتلخيص التقارير المعروضة عليه.
- إعداد العروض للوكيل مستخدماً وسائل إعداد التقارير الحديثة مثل: PowerPoint، Excel وغيرها، وتسليمها له.
- التنسيق مع المركز الجامعي للاتصال والإعلام والوحدات الإدارية الأخرى ذات العلاقة بما يتعلق بحضور ومشاركة الوكيل في الندوات والاجتماعات وإفادته مسبقاً بما قد يطلب منه فيها.
- التنسيق مع الوحدات الإدارية المعنية لتسهيل تنقلات سفر الوكيل من خلال إعداد التأشيرات وعمل الحجوزات للفنادق والسيارات.
- حفظ الأوراق والمستندات السرية والمعاملات ذات الأهمية الخاصة.
- تنفيذ الاتصالات الهاتفية والفاكسية والإلكترونية مع الجهات الداخلية والخارجية التي يطلبها الوكيل.
- متابعة تأمين مستلزمات الضيافة الخاصة بمكتب الوكيل.
- تبليغ ما يصدر عن الوكيل من تعليمات وتوجيهات إلى الإدارات المعنية.
- متابعة تنفيذ توصيات ونتائج الاجتماعات التي تعقد برئاسة الوكيل.
- تشغيل آلات النسخ والتصوير والفاكس ومتابعة أعمال الصيانة والإصلاح اللازمة لها.
- تنظيم وحفظ البيانات والمعلومات المتعلقة بنشاطات المكتب بشكل يساعد على سرعة وسهولة الرجوع إليها والاستفادة من الإمكانات التقنية في هذا المجال.
- توفير جميع المستلزمات المكتبية والقرطاسية والنماذج والأجهزة والخدمات اللازمة لمكتب الوكيل.
- أي مهام أخرى يُكلف بها في مجال الاختصاص.
مدير الوحدة:
- هندي بن الأملح العنزي